Como obter uma boa gestão financeira

Elaborado pelo professor Jânio Santos de Oliveira

 

Sumário

Introdução

1.    A saúde da empresa depende da boa gestão financeira

2.    Faça o controle financeiro da sua empresa

3.    O acompanhamento e o controle das vendas

4.    Tipos de despesas nos negócios

5.    O que é importante controlar nas finanças do seu negócio

6.    Dicas para trabalhar bem o dinheiro

7.    Dicas de organização contábil

8.    Boas práticas na gestão de custos e despesas

9.                     O que é o fluxo de caixa

10.                     Controle da inadimplência

11.                     Política de cobrança e controle da inadimplência

12.                     Controle de estoque

Introdução

A boa gestão financeira é um importante meio para as empresas terem condições de alinhar e manter seus objetivos estratégicos em dia e, ainda, aperfeiçoar suas práticas e processos internos. É o equilíbrio e interação entre as medidas financeiras e as operacionais de negócios, que possibilitam o melhor desempenho das organizações. Sem esse equilíbrio, não se chega a lugar algum. Mas há também outras práticas para se adotar rumo ao ganho de competitividade.

A empresa precisa ter mais controle e gestão da informação da produção de seus bens e serviços; e do grau de aceitação da empresa, seja dos participantes da organização, seja das entidades externas que se relacionam com ela (fornecedores, clientes, governo ). Para isso, porém, é necessário que as empresas adotem uma gestão de alto desempenho.

Por outro lado, o outsourcing é um processo estratégico da gestão, pelo qual se repassam atividades-meios para terceiros. Assim, a empresa se concentra apenas em missões essenciais ligadas ao negócio em que atua, terceirizando as chamadas atividades-meios.

A terceirização de áreas administrativo-financeiras, por exemplo, permite mais flexibilidade, reduz as necessidades imediatas de capital e ausência de know how interno. Diminui, ainda, a capacidade ociosa, gera economia de escala e amplia as chances de se enfrentar com menos risco e perda de dinheiro o complexo sistema tributário brasileiro. O outsourcing tem como benefício maior à especialização dos serviços, controles adequados, aprimoramento do sistema de custeio, agilidade nas decisões por parte da empresa e melhor custo/benefício.

Entretanto, o grande diferencial está no comprometimento do parceiro, para que a empresa se faça acontecer em seus negócios. Por isto, o processo de escolha de uma empresa de outsourcing para as áreas de back office de uma organização torna-se estratégico. Ainda mais neste momento de instabilidade financeira, onde os controles financeiros internos passaram a ter grande importância em função de serem eles os hospedeiros da informação da saúde financeira da organização.

A algum tempo atrás, havia muita discussão sobre a gestão financeira e sua importância na organização. Com os anos, ela tornou-se item importante dentro da governança corporativa. Uma série de leis fizeram com que a área fornecesse com regularidade informações de maneira mais transparente e fundamentada. Precisou-se, a partir daí, que este departamento fosse integrado por equipes isentas, austeras, capacitadas e confiáveis. Por conta da necessidade precípua das empresas se focarem no seu core business, ganhou espaço parceiros voltados especificamente à prática de gestão administrativa e financeira.

Dessa forma, não há como negar a influência positiva desse sistema. O crescimento de sua adoção no mercado responde isso.

1.     A saúde da empresa depende da boa gestão financeira

Tomar decisões sem planejamento e sem controles gerenciais para a gestão de capital de giro, de preços e margens de lucro podem gerar uma série de dores de cabeça para sua empresa.

Agora, com um bom planejamento, informações confiáveis e instrumentos de controle, você pode solucionar ou minimizar problemas e evitar futuros aborrecimentos.

A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente.

Nesta página você irá encontrar uma série de informações e instrumentos para ajudá-lo na gestão financeira e fazer com que sua empresa possa ampliar seus lucros e fazer investimentos com mais tranqüilidade.

2.     O que são os controles financeiros

Ferramentas indispensáveis para o planejamento dos negócios

Os controles financeiros são os instrumentos que permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa em determinado período.

Qual a importância do controle financeiro para as empresas?

Controlar as finanças da empresa é realmente importante? O que é fluxo de caixa? O fluxo de caixa organiza as atividades financeiras da empresa? O fluxo de caixa é instrumento de gestão empresarial?

Esses são alguns questionamentos feitos por nós empreendedores na administração cotidiana de nossos negócios. O proposto neste artigo é explicar o que é controle financeiro e fluxo de caixa. E uma utilização prática dessas ferramentas na gerência de nossas empresas.

Controle financeiro baseia-se na coordenação das atividades e avaliação da condição financeira da empresa. Por meio de relatórios financeiros elaborados a partir dos dados patrimoniais e da situação do fluxo de caixa.

Controlar as finanças da empresa significa que o empresário tem consciência da situação financeira real em que se encontra. Isto é, significa saber qual é o melhor momento para se realizar investimentos ou não.

Fluxo de caixa refere-se ao montante de caixa recebido e gasto por uma empresa durante um período de tempo definido, algumas vezes ligado a um projeto específico.

Tem sua utilidade no controle de capital, estudo da viabilidade de um projeto antes de sua execução, identifica, com antecedência, o volume de fundos que será procurado em fontes de créditos, capta a confiança dos credores ao procurá-los com antecedência, controla os eventuais desvios identificados, em relação aos planos traçados, prevê possíveis aplicações para excesso de fundos e o uso eficiente e racional dos recursos disponíveis, entre outros.

Sabemos o que é controle financeiro e fluxo de caixa, como utilizar essas ferramentas de maneira a aperfeiçoar o processo de gestão da empresa?

O processo de controle financeiro e fluxo de caixa baseia-se no princípio de registro de contas. Então, primeiro devemos providenciar o registro das contas a pagar e a receber, registro de caixa das entradas e saídas, controle de estoque, controle bancário.

A análise patrimonial também se faz necessária nessa fase de registros para fins de comparação da situação financeira da empresa, teremos que catalogar os bens da empresa, o capital de giro, as tendências de crescimento, endividamento e rentabilidade.

Todo esse processo valerá para o conhecimento da situação financeira real da empresa e a criação de parâmetros para projeções futuras.

Estabelecido todo processo de registro agora vamos utilizar o fluxo de caixa para visualizarmos a situação atual da empresa e projetar uma situação futura, lembrando que os dados patrimoniais não entram na criação do fluxo de caixa.

Que deve conter em sua formulação todas as receitas da empresa, inclusive as não advindas do crédito, e todas as despesas e custos, separados os fixos e variáveis. Além das previsões de recebimentos e pagamentos futuros.

A aplicação dessas ferramentas é bem simples e o controle financeiro se desdobra nas análises financeiras proporcionadas pelo fluxo de caixa da empresa.

No decorrer dos períodos projetados pelo fluxo de caixa podemos acompanhar em quais meses haverá maior necessidade de capital e em quais sobra. Os investimentos podem ser acompanhados mês a mês através desse sistema de registro e controle.

Sendo base para o empresário sobre a viabilidade em aumentar ou não os mesmos.

O fato é que o sucesso empresarial esta ligado a diversos fatores não somente financeiros, porém o controle financeiro através do fluxo de caixa é com toda certeza uma ferramenta fundamental para manutenção do êxito alcançado e na busca de novos objetivos.

Conheça, a seguir, alguns controles financeiros.

Controle de caixa

De vital importância. Por meio dos registros realizados, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história.

Controle de bancos

Sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo.

Controle de contas a receber

Possibilita o conhecimento dos seguintes pontos:

– montante dos valores a receber;

– contas vencidas e a vencer;

– clientes que não pagam em dia;

– como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar

Possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre:

– vencimento dos compromissos;

– como estabelecer prioridades de pagamento;

– montante dos valores a pagar.

Fluxo de caixa

Projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Objetivos:

– proporcionar o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa;

– utilizar, da melhor forma possível, os recursos financeiros disponíveis na empresa, para que não fiquem ociosos, estudando, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos mesmos;

– saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento;

– analisar as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos;

– desenvolver, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber;

– buscar o perfeito equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa;

– manter a empresa em permanente situação de solvência.

Os custos de uma empresa

Todas as empresas, independentemente da área de atuação (comércio, indústria ou serviços), possuem gastos. Esses gastos se subdividem genericamente em custos, despesas variáveis e despesas fixas. Sua análise se faz necessária para a apuração correta da lucratividade e para o gerenciamento financeiro mais eficiente.

– Custos do produto – Os custos referem-se aos gastos efetuados com materiais e insumos (na produção do bem, no caso da indústria), aquisição do produto (no caso do comércio) ou realização dos serviços.

– Despesas variáveis – São aquelas que variam proporcionalmente ao volume produzido ou ao volume vendido, ou seja, só haverá despesa, se houver venda ou unidades produzidas. Exemplo: comissões sobre vendas, impostos.

– Despesas fixas – São aquelas cujo total não varia proporcionalmente ao volume produzido (na indústria) ou ao volume de vendas (comércio e serviço), ou seja, há despesas a serem pagas independentemente da quantidade produzida ou do valor de vendas. Exemplo: aluguel, honorários de contador, seguro da empresa, salário dos funcionários, entre outros.

Estrutura de resultados

Trata-se de uma ferramenta utilizada para realizar a análise econômica da empresa e apurar o lucro operacional por determinado período. A Estrutura de Resultados é composta pelas vendas totais, custos, despesas variáveis e despesas fixas, permitindo determinar a margem de contribuição, o ponto de equilíbrio e o lucro operacional.

– Margem de contribuição – É a diferença entre a Receita Total (Vendas) da empresa e seus Custos e Despesas Variáveis. Pode-se entender que a margem de contribuição é a parcela da receita total que ultrapassa os custos e despesas variáveis e que contribuirá para cobrir as despesas fixas e, ainda, formar o lucro.

MC = RT – (C + DV)

Onde:

MC= margem de contribuição;

RT = receita total;

C = custos;

DV = despesas variáveis.

– Ponto de equilíbrio – É o valor das vendas que permite a cobertura dos gastos totais (custos, despesas fixas e despesas variáveis). Nesse ponto, os gastos são iguais à receita total da empresa, ou seja, a empresa não apresenta lucro nem prejuízo.

As perguntas mais freqüentes são: Quanto terei de faturar para conseguir pagar os meus custos, despesas fixas e variáveis? Quais as quantidades que terei de produzir/vender para ter lucro?

O ponto de equilíbrio é que define e esclarece essas dúvidas. Há duas formas de determiná-lo:

1 – Por meio do volume de vendas

PE = (DF/MC)X VT

Onde:

VT = Vendas totais:

PE = ponto de equilíbrio:

DF = Despesas fixas:

MC = Margem de contribuição.

2 – Ponto de Equilíbrio Unidades Produzidas

PE = (DF x VT)/[PV unit - (Cunit+DV unit)]

Onde:

VT = Vendas totais;

PE = Ponto de equilíbrio;

DF = Despesas fixas;

PV unit = Preço de venda unitário do produto;

C unit = Custo unitário do produto;

DV unit = Despesa variável unitária.

A importância do controle financeiro

O controle financeiro trata-se de um poderoso instrumento, importante para quem busca uma adequada educação financeira, ao passo em que permite pôr em prática e analisar tudo aquilo que foi previsto e projetado no planejamento financeiro.

Controle financeiro é o conjunto de medidas que você toma ao longo do tempo a fim de controlar e analisar todo o seu “fluxo de caixa”, quer seja pessoa física ou jurídica. Em outras palavras: trata-se de um instrumento para análise e correção de todas as atitudes que levam à entrada e saída de dinheiro, desta forma, o controle financeiro quando bem aplicado pode garantir um fluxo de caixa positivo, isto é, não somente ganhar dinheiro, mas saber aproveitá-lo corretamente para que o mesmo não seja desperdiçado.

É interessante que este é mais um daqueles assuntos que todo mundo olha e diz “ah, mas isso eu já sabia!”. Bem, se já sabe, por que não está realmente a pôr em prática? Não adianta saber algo sobre dinheiro se sua conta bancária mostra o contrário – quem sabe de verdade põe em prática!

Antes de falarmos sobre alguns bons princípios para o controle financeiro, que tal apontarmos alguns mitos sobre o mesmo?

Controle financeiro é fácil, eu já faço isso no meu dia-a-dia! – Na verdade, uma rápida análise mostra que a maioria das pessoas apresentam problemas financeiros, não importando se são de classe média, alta ou baixa. Isto aponta então a falha no controle financeiro. O que essas pessoas fazem no seu dia-a-dia, então, não é controlar, mas sim, apagar incêndios, isto é, em vez de analisar a situação antes que a mesma aconteça para que possam melhor preparar-se ou prevenir, elas deixam que aconteçam para que, quando já é inevitável ter que fazer algo, passar a agir, o que não é uma boa escolha, pois nesses momentos as opções são poucas e geralmente causam maiores danos à sua saúde financeira do que aquelas que você poderia ter tomado se estivesse realmente controlando tudo;

Controle financeiro é chato, pois só diz que não posso gastar meu dinheiro!  – O objetivo do controle financeiro não é impedi-lo de gastar seu dinheiro, mas sim, ajudá-lo a compreender como pode melhor empregá-lo a fim de que o mesmo trabalhe ao seu favor. Exemplo: entre um tênis de marca muito caro e um livro de mesmo valor, mas importante para a sua formação educacional e profissional, um bom controle financeiro deveria indicar-lhe que o emprego do dinheiro na segunda opção será muito mais eficaz, já que você estará investindo em si mesmo. Da mesma forma, se você nem mesmo possui verba disponível para a aquisição de nenhum dos dois, é isso que um bom controle financeiro lhe dirá: não adquira nada. E é neste ponto que algumas pessoas ficam chateadas e passam a ignorar o controle, pois acreditam que basta usar o “mágico” cartão de crédito, aliado ao super “cheque especial” e tudo estará resolvido, esquecendo-se que terá que pagar em breve o valor do “mágico” mais custos de operação;

Eu nunca pago o valor mínimo do meu cartão, para que controle financeiro?  – Aqui está mais uma afirmação não muito inteligente – acreditar que as coisas já estão boas, quando na verdade ainda há muito a melhorar. Conheço pessoas que vivem segundo a filosofia “consegui pagar as contas do último mês, isso é o que importa”. O que elas não percebem é que, com algum controle financeiro, podem reduzir as contas, passar a pagá-las no próprio mês (não mais ficando “contas para o mês seguinte”) e começar a acumular recursos que poderão ser traduzidos em benefícios futuros!

Bem, vou agora demonstrar um exemplo do que você pode conseguir com um bom controle financeiro…

Como o controle financeiro pode economizar “o dinheiro de uma vida toda”…

Outro dia eu publiquei o artigo Quando e por que eu decidi ganhar dinheiro, onde conto um pouco do caminho que segui até começar a mudar a minha visão sobre o dinheiro. Quem leu o texto, deve ter percebido que começar a controlar o meu dinheiro foi excelente para mim, pois consegui reduzir o custo de muitas coisas, inclusive pagando todo o valor de meu apartamento, e ainda dar-me o luxo de começar a planejar meu futuro bem como a aproveitar-me do dinheiro agora mesmo, como quando viajei com minha esposa.

Como eu seguia um rigoroso controle financeiro, consegui ir muito além do “economizar um pouco para as férias” e consegui, em pouco tempo, pagar todo o valor do financiamento de meu imóvel! E vocês sabem o que isso significa?

Há famílias que trabalham uma vida toda, apertando o seu orçamento para ir pagando as prestações ao longo da vida. Quem já teve a curiosidade de contabilizar o valor de todas as prestações sabem que o valor total pode chegar a ser mais que o triplo do valor financiado!

Desta forma, quando apliquei corretamente o controle financeiro a fim de conseguir quitar meu financiamento em cerca de dois anos, eu não estava somente pagando adiantado: pagava somente o valor inicial financiado, deixando de pagar todos esses juros que, somados, dariam mais de R$ 120.000,00 (no meu caso)! Como eu disse, “o dinheiro de uma vida toda”, já que muitas vezes é difícil quitar o financiamento de forma realmente antecipada, já que há outros custos no dia-a-dia.

Agora eu lhe pergunto: foi útil eu ter ido além do “estar com as contas em dia”? Você não acha que isso também pode ser útil a você? Já imaginou comprar um carro e não precisar financiá-lo? Reformar sua casa e não acabar endividado? O controle financeiro está aqui justamente para isso!

Para mim, o próximo passo agora é atingir a independência financeira. Sim, já está incluso em meu planejamento e me controlo para isso.

Dicas para um bom controle financeiro

“Regra dos 10% a menos” – todos nós temos gastos e é impossível simplesmente eliminá-los de uma vez só. Que tal, então, nós irmos reduzindo eles gradativamente? Que tal controlar-se para gastar este mês 10% a menos que no mês anterior? Perceba que este não é um valor tão alto (se você gastou R$ 1.000,00 mês passado, deve controlar-se para gastar no máximo R$ 900,00 neste), entretanto, quanto mais o tempo for passando, mais enxutos estarão os seus gastos – e você não terá se sacrificado tanto, já que você progrediu um passo de cada vez. Se você acreditar que pode economizar mais, experimente reduzir 15% ou 20%, mas o importante é manter a freqüência do valor (não adianta economizar 20% neste mês e no próximo gastar o mesmo que gastava antes!), assim você irá criando o hábito de sempre preocupar-se com o quanto está gastando;

Anote todos os seus gastos – se você leu nosso artigo Como sair do vermelho e ainda ganhar dinheiro? deve estar lembrado da importância que atribuímos a tomar nota de tudo com o que você gasta, assim você saberá realmente para onde o seu dinheiro vai. Aliás, aconselho a releitura do mesmo, pois ele traz muitas informações importantes para o controle financeiro!

Saiba usar corretamente o cartão de crédito e o cheque especial! – No Giga Mundo, publicamos o artigo Quando e como usar o cartão de crédito?, onde passamos todas as dicas sobre como se deve lidar com um cartão de crédito. A premissa básica é: use o cartão de crédito para pagar aquilo que você terá dinheiro em breve, não para comprar aquilo que você nem mesmo tem dinheiro! Isto é, se você recebe R$ 1.000,00 todo mês e de repente quer usar o cartão de crédito para comprar um pouco mais e gastar até R$ 1.300,00, estará cometendo um grande erro, pois no mês seguinte você terá as mesmas contas que antes mais os R$ 300,00 que você não conseguiu pagar no mês anterior, uma verdadeira bola de neve!

Na hora de comprar, prefira “à vista” e saiba negociar – é incrível que as pessoas parecem ter vergonha na hora de negociar o preço de algo à vista, como se estivessem pedindo um favor, mas sabem usar muito bem o cartão de crédito, que é o mesmo que pedir um empréstimo! Negocie o melhor preço. Não está contente? Procure outro vendedor! Escolha sempre o melhor preço e pague à vista, evitando deixar qualquer conta pendente para o mês seguinte;

Saiba ter disciplina – há dois tipos de “indisciplinados”: aqueles que não conseguem manter-se no controle das coisas e acaba desistindo e aqueles que ao ver os primeiros resultados positivos tornam-se tão eufóricos que “saem para comemorar”, desperdiçando então tudo aquilo que conquistou ao longo de meses. E minha opinião, ambos os tipos são igualmente prejudiciais, pois no fim das contas o controle foi ineficiente. Mantenha então a disciplina, independente de estar conseguindo excelentes resultados ou até mesmo de não estar vendo nenhum! Não se preocupe que, quando a coisa engrenar, os resultados aparecerão e, se o controle financeiro for levado a sério, serão duradouros!

Use as ferramentas certas para planejamento e controle financeiro  – há várias ferramentas disponíveis, muitas publicadas aqui na Internet, que você pode empregar a seu favor para controlar melhor seus gastos. No Giga Mundo, por exemplo, nós publicamos o artigo Planejamento Financeiro 2009, onde divulgamos uma planilha (bem como a forma de usá-la) para controle e planejamento financeiro. Ramon Wadry, da Tech now Press, testou e indicou-me o uso do FinanceDesktop – software de  finanças pessoais. Ainda não o testei, mas já li o seu artigo sobre a ferramenta, gostei e baixei a mesma.

Bem, com estas seis dicas, eu espero que todos estejam aptos a rever a forma como lidam com o dinheiro, planejar melhor sua educação financeira e, acima de tudo, iniciar já o seu controle financeiro!

3.     Faça o controle financeiro da sua empresa

Empresas devem organizar as informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões

De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine a seguinte situação: Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

- Qual é o valor total a receber dos clientes?

- Qual é o valor a receber nos meses seguintes?

- Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?

Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.

Controle diário de caixa

Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.

Você usa alguma ferramenta para controlar as contas da sua empresa? Qualquer planilha de excel já é infinitamente melhor do que não ter controle algum.

Controle das contas a receber significa tomar notas de todas as vendas, parcelamentos, valores, formas de pagamento e saber exatamente quanto vai entrar no caixa da empresa cada dia.

Controle das contas a pagar é a mesma coisa: anotar todos os gastos e saber quando e quanto você deve pagar cada conta.

O controle financeiro da empresa (o dinheiro que entra e o que sai) é o principal e o primeiro controle que sua empresa deve ter. Registre tudo. Crie uma planinha no excel e faça anotações simples:

26/10- fechada a venda do pedido 1234 para o cliente João (pgto em 1+3 de 100 reais)

26/10- pgto 1 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (ok)

26/11- pgto 2 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)

26/12- pgto 3 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)

26/01- pgto 4 de 4 referente pedido 1234 – valor R$ 100 (pendente)

Se você fizer uma planilha com campos para data, descrição, cliente, número (do pedido ou da nota), valor e status você já poderá obter diversas informações extremamente úteis para o seu negócio, como:

Quanto vou ter em caixa no final do ano?

Quem são meus melhores clientes?

Quais os clientes que estão inadimplentes?

Quais foram os meses de maior movimento este ano?

Quanto estou gastando com gasolina por mês?

É o controle financeiro que vai te dar as melhores informações sobre o seu próprio negócio. E é por isso que os controles de contas a pagar e a receber são os que mais precisam da sua atenção e dedicação.

Baseado nos relatórios obtidos do controle financeiro você definirá suas metas e saberá quando precisa investir para crescer ou quando precisa reduzir as despesas e vender mais.

Defina quem será o responsável por registrar todas as contas a receber e a pagar. Depois instrua todos os funcionários à informar TODAS as receitas e despesas para essa pessoa.

A cada venda, anote quando vendeu e quando entrará cada parcela.

A cada compra, anote quando comprou e quando deverá pagar.

Depois é só acompanhar essa planilha (ou sistema, ou caderno, ou papel de pão) diariamente para verificar se alguma conta deve ser paga no dia ou se será preciso lembrar algum cliente esquecidinho de pagar.

As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrigem-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário demitir os responsáveis.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

- Controlar os valores depositados em bancos;

- Fazer pagamentos em dinheiro;

- Controlar e analisar as despesas pagas;

- Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.

Controle bancário

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone, etc.).

Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).

Controle diário de vendas

Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências
diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.

Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

- Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;

- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;

- Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);

- Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;

Contas a receber

Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para:

- Fornecer informações sobre o total dos valores a receber;

- Estimar os valores a receber por períodos de vencimento;

- Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança;

- Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;

- Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa.

Contas a pagar

Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia, semana, quinzena . Vantagens de manter as contas em dia:

- Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;

- Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;

- Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

Controle mensal de despesas

Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até a decisão de cortar gastos.

Estoques

Controlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:

- Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;

- Quantidades em cada item de estoque;

- Quantidade e custo das mercadorias vendidas;

- Estoques sem movimentação;

- Necessidade de reposição e fluxo de caixa.

4.     O acompanhamento e o controle das vendas

Conheça o planejamento da empresa por meio do acompanhamento da equipe e do controle de vendas

Planejar ações de vendas e, por meio de avaliações sistemáticas, ampliar o índice de acerto e corrigir erros cometidos, é uma forma de empresas aumentarem a competitividade no mercado.

A adoção de um controle de vendas possibilita ao empresário prever receitas futuras e, conseqüentemente, programar as compras da empresa.

Além disso, torna-se mais fácil acompanhar o comportamento mensal das vendas, as variações devido à sazonalidade, bem como o prazo médio concedido para os pagamentos realizados a prazo.

Adotar um controle de compras, algo possível em conseqüência do controle de vendas, possibilita ao empresário a melhor distribuição de compras para meses seguintes, baseando-se nas previsões de vendas e nos compromissos assumidos. Esse controle permite também a determinação do prazo médio das compras.

São parâmetros que podem ser usados para checar o desempenho da empresa:

– Nível de faturamento;
– Depoimentos de vendedores e representantes de vendas sobre o impacto do esforço da empresa junto ao mercado consumidor;
– Grau de lucratividade.

Contudo, para que se possa planejar, é necessário que se disponha de controles de vendas eficazes, que realmente reflitam os resultados obtidos. Para que a eficácia seja possível no planejamento e na avaliação das vendas, deve-se agir em dois estágios:

1) Sistema de controles (estatística) eficiente

Obtido com a checagem periódica do:

– Relatório de desempenho da empresa em período determinado, bem como de cada vendedor ou representante;

– Volume de vendas obtidas, total e por linha de produtos, identificando produtos de maior saída e/ou com maior margem de lucro;

– Comparativo de evolução das vendas por período (da empresa como um todo e por vendedor ou representante);

– Quadro de metas de vendas a serem atingidas;

– Número de clientes novos em relação a clientes antigos da empresa;

– Índice de inadimplência das vendas no período e quadro comparativo com períodos anteriores. Deve ser calculado levando-se em consideração o valor total a receber do período contra o que realmente foi recebido. A comparação do valor recebido com as vendas do período pode distorcer o resultado;

– Valor médio das vendas, calculado com o valor total das vendas dividido pelo número de vendas realizadas;

– Número de itens por venda, calculado com o volume total de itens vendidos dividido pelo número de vendas realizadas;

– Estatística da taxa de conversão de vendas, calculada com o número de vendas realizadas dividido pelo número de clientes atendidos.

A periodicidade dos relatórios deve ser adaptada à cultura da empresa.


2) Acompanhamento de vendas

A função essencial da gerência é acompanhar o processo de vendas, estimulando vendedores ou representantes a avaliar os resultados obtidos e buscar novos desafios.

Assim, algumas funções não podem ser abandonadas:

– Realizar reuniões semanais de acompanhamento dos dados, estimulando toda a equipe para buscar os resultados estabelecidos;

– Orientar, para que os resultados não tenham apenas um efeito de curto prazo;

– Cobrar a equipe, mas formar grandes vendedores;

– Rejeitar desculpas para o não cumprimento de metas, buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo;

– Não esquecer que é o chefe durante o horário de trabalho, mas que é saudável manter laços de amizade após o expediente.

5.     Tipos de despesas nos negócios

Despesas fixas, despesas variáveis, margem bruta e líquida

Despesas fixas são as administrativas, realizadas para adequado funcionamento da empresa, independentemente do valor das vendas.

São despesas fixas, por exemplo, o aluguel, o condomínio, o IPTU, as contas de luz, água e telefone, os salários administrativos, o pró-labore (retirada dos sócios), os encargos sociais sobre salários e pró-labore, os honorários profissionais (de contador, por exemplo), as despesas com veículos, alimentação, financeiras, de manutenção, a depreciação sobre o ativo fixo.

O gestor financeiro deve controlar as despesas fixas da seguinte forma:

- Diariamente: registrar no Controle de Despesas Fixas todas as despesas fixas realizadas, devidamente classificadas;

- Mensalmente: comparar as despesas fixas realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias.

Despesas variáveis, por outro lado, são aquelas realizadas em função das vendas realizadas. Normalmente se caracterizam como um percentual sobre o valor das vendas efetivas. São exemplos de despesas variáveis os impostos sobre as vendas, as comissões sobre as vendas, o desconto do cartão de crédito.

O gestor financeiro deve controlar as despesas variáveis da seguinte forma:

- Diariamente: registrar no Controle de Despesas Variáveis todas as despesas variáveis realizadas, devidamente classificadas;

- Mensalmente: comparar as despesas variáveis realizadas com os meses anteriores e analisar as eventuais discrepâncias.

Margem bruta e líquida

A margem bruta é calculada subtraindo-se das vendas o custo das mercadorias vendidas.

A margem líquida, por sua vez, é calculada subtraindo-se da margem bruta as despesas variáveis as despesas fixas.

Portanto, a diferença entre a margem bruta e a margem líquida são as despesas variáveis e fixas, inclusive financeiras.

6.     O que é importante controlar nas finanças do seu negócio

Empreendedor deve conhecer bens, direitos e obrigações para monitorar, com qualidade, o patrimônio da empresa

A administração financeira do negócio envolve estudo de duas variáveis fundamentais, que é o dinheiro e o tempo. Além disso, a boa prática da gestão financeira requer o domínio de conceitos técnicos, como lucro, fluxo de caixa e custo.

Este texto apresenta os principais conceitos relevantes para a gestão financeira do negócio, discutindo o uso no ambiente de bares e restaurantes.

Ao analisar o desempenho do nosso negócio, três grandes visões moldam a forma de processar os números: o patrimônio cuida dos registros de bens, direitos e obrigações, o resultado apresenta a evolução da riqueza e do patrimônio e o caixa é representado pelo dinheiro disponível na empresa.

Patrimônio

A riqueza da empresa precisa ser medida e acompanhada. Seus bens, direitos e obrigações devem ser devidamente apurados e controlados.

Caixa

A empresa deve ser capaz de efetuar o pagamento de suas obrigações. Assim, é preciso fazer um acompanhamento correto dos recursos em posse da empresa, representados no caixa.

Resultado

Do ponto de vista dos acionistas, a empresa precisa dar lucro e este lucro precisa ser monitorado e devidamente calculado.

Qualquer movimentação relativa a bens, direitos ou obrigações feitas durante as nossas operações deve ser registrada e controlada sendo resumida sob a forma de um Balanço Patrimonial.

No nosso restaurante, o balanço apresenta os bens (dinheiro em caixa, dinheiro no banco, estoques, equipamentos e utensílios), os direitos (aplicações financeiras, valores a receber de clientes ou administradoras de cartões de crédito) e as obrigações (empréstimos, financiamentos, salários, encargos ou benefícios devidos a funcionários).

A riqueza da empresa é resultado da soma de bens e direitos menos as obrigações.

O Balanço Patrimonial reflete estaticamente a posição do patrimônio em um dado momento, sendo constituído de três elementos distintos, apresentados como:

Ativo: consiste no conjunto de bens e direitos da empresa;

Passivo: conjunto de obrigações da empresa;

Patrimônio Líquido: representa o volume de recursos pertencentes aos sócios.

Bens e direitos podem ser divididos em dois grandes grupos: ativos de giro (o dinheiro ou os estoques) e ativos estruturais (móveis, utensílios ou equipamentos).

Na coluna do passivo podemos apresentar a relação das dívidas ou obrigações e a riqueza.

Ativo

Ativos de Giro

Representam valores em constante transformação e movimento na nossa operação, como o dinheiro em caixa ou no banco, os valores a receber de administradoras de cartões de crédito ou os estoques.

Ativos Estruturais

São os bens que utilizamos na estrutura do restaurante, como o imóvel, os móveis, equipamentos ou utensílios.

Passivo

Obrigações

Representam as dívidas, tudo o que é devido e que precisará ser quitado.

Patrimônio Líquido

Corresponde à riqueza existente no negócio. É igual ao total dos ativos (bens + direitos) menos o total das obrigações.

Os ativos de giro apresentam recursos em constante movimentação, que podem ser bens de giro, como o dinheiro que temos em caixa ou no banco e os estoques, ou direitos de giro, como os valores que temos a receber das administradoras de cartões de crédito. Os ativos estruturais apresentam os recursos que empregamos na estrutura da operação como imóveis, móveis, veículos e utensílios.

Como os ativos de giro apresentam uma movimentação mais intensa, eles devem ser priorizados na gestão do nosso negócio. É de fundamental importância para o sucesso de um restaurante saber controlar os seus estoques e saber prever a movimentação do caixa, tópicos que serão discutidos com maior profundidade nos outros textos relacionados a este tema.

7.     Dicas para trabalhar bem o dinheiro

Como executar o planejamento e controle de despesas

O controle de despesas, assim como o fluxo de caixa e o controle de resultados, tem como objetivo o melhor acompanhamento da evolução dos gastos mensais e a verificação do comportamento de cada item de despesa, permitindo, assim, a adoção de medidas que possam conter gastos desnecessários. Ele é indispensável para a elaboração do cálculo dos custos e do preço de venda de um produto, serviço ou mercadoria. Algumas dicas para fazê-lo:

Atue sobre coisas importantes

No caso de despesas e custos, tenha em mente que:

- Diminuir 20% de uma despesa que significa 15% das vendas trará uma economia de 3%.

- Diminuir 50% de uma despesa que significa 1% das vendas trará uma economia de 0,5%. Essa medida será desgastante e negativa se cortar as despesas com copa ou cozinha.

Cobre pessoalmente os títulos que representam a maioria dos valores

Dez por cento do número das duplicatas podem representar até 80% dos valores a receber. Assinale nos avisos de vencimentos que são concedidos descontos proporcionais à antecipação de pagamentos. É mais interessante para o cliente do que aplicar no mercado financeiro, cujos rendimentos são tributados.

Ajuste mensalmente os valores mínimos para emitir duplicatas, ou mínimo para vendas a prazo

Os custos de faturamento e cobranças absorvem parte do lucro. A cobrança "escritural" oferecida pela rede bancária é a melhor forma de faturamento e cobrança. É bom coletar informações nos bancos, verificar sempre e negociar as reciprocidades exigidas.

Evite enviar títulos aos Cartórios de Protestos

Suas normas de cobrança de juros e correção não incluem as perdas inflacionárias. Parcelamentos amigáveis, trocas e permutas devem ser preferidas. Uma boa medida de terceirização para esse problema é a contratação de escritórios de cobrança que prestam esse serviço com tarifas satisfatórias e retorno mais próximo dos custos reais.

Encerre o seu mês operacional no dia 25

Haverá mais tempo para os cálculos e confecção de folha de pagamento. Além disso, as vendas "engatilhadas" poderão ser fechadas até essa data. Imposto sobre as vendas são recolhidos nos primeiros dias do mês subseqüente.

Execute ou delegue e cobre conferências e checagens em dias incertos do saldo de caixa existente nas lojas

Vales e valores a receber de clientes pelas vendas à vista não pagas são muito comuns. Sem atenção, eles podem atingir valores altos.

Compre sempre a prazo, pois certamente você não comercializa tudo à vista

As indústrias são administradas para vender a prazo, salvo produtos de altíssimo giro e consumo intenso, como cigarros e laticínios. Comprando em prazos médios superiores aos prazos de venda, o equilíbrio pode ser alcançado. Não faça negócio no escuro: procure analisar o custo financeiro contido na condição do prazo.

Proponha a seus fornecedores parceria para comercializar seus produtos sob o regime de consignação

É uma das saídas para as indústrias distribuírem mercadorias. A experiência que não der certo não deixará perdas, principalmente quanto a novos produtos.

Proponha a seus fornecedores um plano de promoção ou propaganda em parceria

As fábricas também precisam fazer propaganda, e as lojas são o melhor meio para tal. Se for possível fazer algo em cooperativa, o custo diminuirá.

Desfaça-se das mercadorias paradas

Faça um levantamento das mercadorias que normalmente você não observa e ponha para fora. Pode haver muito dinheiro em forma de mercadorias sujas, amassadas, de marcas não consagradas, retalhos, obsoletas em função da moda e da tecnologia, fora de padrão, mercadorias similares de fábricas diferentes. O dinheiro que for gerado pela venda é lucro: outros produtos poderão ser comprados, espaço físico será liberado e acabará a situação do "nem posso olhar para isso".

Analise as formas mais racionais, produtivas e criativas de se comunicar com o seu mercado

Isso vale desde a apresentação da loja, vitrines, atendimento, vendas externas, faixas, publicidades contratadas de profissionais e os seus custos. Em casos de maiores dispêndios, verifique se o eventual acréscimo no volume de vendas e o seu lucro cobrirão as despesas com propaganda e publicidade.

Não empreste dinheiro de terceiros ou desconte títulos e duplicatas

Na atividade comercial, os percentuais de lucro são baixos se comparados aos de outras atividades industriais e de serviços. Assim, os custos financeiros podem ser maiores do que o resultado operacional. Se a atividade permite operar com bancos, não deixe de atribuir nos custos diretos um percentual para a cobertura das despesas financeiras.

Faça as projeções das entradas e saídas de dinheiro pelo menos para os 60 dias

No comércio, está se consagrando a prática de fazer previsões de recebimentos e pagamentos por dia, em função do acúmulo das contas a pagar às segundas-feiras ou após feriados prolongados. Projete o seu fluxo de caixa, que pode apontar: compras em excesso, poucas vendas à vista, cobrança incipiente e muitas despesas. Também pode indicar "superávit" de quanto e quando.

Tome algumas das seguintes decisões que julgar mais adequadas, em caso de falta de dinheiro

- Comprar menos, diminuindo os estoques;

- Dinamizar as cobranças e cobrar outros créditos não operacionais;

- Reescalonar e parcelar as dívidas com os credores e fornecedores;

- Diminuir o prazo de vendas ou incentivar recebimentos com descontos;

- Aumentar o prazo de compras;

- Trocar de fornecedor;

- Conter investimentos em imobilizados e instalações;

- Vender bens ociosos - sucatas, máquinas obsoletas e outras coisas inservíveis;

- Promover vendas com promoções realmente tentadoras;

- Cortar gastos e serviços não prioritários;

- Eliminar produtos similares de marcas diferentes;

- Aumentar a periodicidade das compras em quantidades menores;

- Autodisciplinar-se quanto às retiradas;

- Parcelar débitos legais/fiscais em longo prazo;

- Pagar pequenas contas que podem trazer grandes aborrecimentos;

- Negociar os débitos antes dos vencimentos;

- Priorizar pagamentos de tal forma que a empresa não pare.

Negociando prazos de vendas e pagamentos

A concessão de prazo para pagamento é fundamental para vender mais. Contudo, devem-se monitorar diariamente os prazos concedidos, visto que muitos vendedores acabam vendendo apenas nos maiores prazos que a empresa proporciona, para facilitar sua tarefa de vender. Isso pode gerar um problema de capital de giro, especialmente se os fornecedores concedem prazos curtos para pagamento das compras.

Assim como as metas de vendas que devem ser cobradas dos vendedores, também deve ser tratada a questão dos prazos de pagamento concedidos. É preciso estabelecer metas de prazo médio, ou seja, cobrar dos vendedores não apenas sobre o valor das vendas, mas também exigir que eles procurem combinar os altos prazos com vendas à vista ou de curto prazo, buscando reduzir o prazo médio de vendas. Assim agem as maiores empresas, especialmente as comerciais.

Para aprofundar essa questão, clique aqui e veja um exemplo de como é calculado o prazo médio de vendas, a partir de três vendas efetivadas:

Agora, o cálculo do prazo médio e vendas é facilmente obtido:

                                                    52.800,00 (B)

PRAZO MÉDIO DE VENDAS = --------------------    = 17,6 dias

                                                     3.000,00 (A)

Portanto, o prazo médio concedido aos clientes é de cerca de 18 dias. Para diminuir este prazo será necessário:

- Conceder descontos vantajosos ao cliente para pagamento em prazo menor (ou seja, faça o preço a prazo e estabeleça um desconto que motive o cliente a levar à vista ou em prazos menores).

- Estabelecer um prêmio para o vendedor que alcançar a meta de venda e supere a meta de prazo médio (ou que supere ambas).

- Treinar os vendedores para que sempre informem aos clientes as excelentes condições à vista ou prazos mais reduzidos.

- Monitorar diariamente, por meio de relatório, o desempenho dos vendedores no que se relaciona ao prazo concedido, procurando corrigir os desvios.

E não esqueça, o ideal é que o prazo médio concedido aos clientes seja igual ou menor do que o prazo concedido pelos fornecedores no pagamento de suas compras.

8.     Dicas de organização contábil

Vendas, compras e despesas devem ser acompanhadas e avaliadas com freqüência

É vital, para qualquer negócio, manter a contabilidade sempre em ordem. No entanto, é muito fácil perder-se na infinidade de números de entradas e saídas, taxas e tributos - e, assim perder o controle da situação. Para evitar que isso aconteça, seguem algumas dicas:

A) Mantenha registros mínimos sobre as operações, como:

- Vendas à vista;

- Vendas a prazo;

- Compras por grupos e departamentos;

- Despesas com pessoal de vendas e pessoal administrativo;

- Despesas indiretas;

- Desencaixes com impostos e encargos sociais;

- Pagamentos e recebimentos

B) Reúna informações que possibilitem fazer um planejamento financeiro.

C) Colete dados sobre as vendas por grupos ou departamentos e por loja, com seus valores devidamente deflacionados. Ao longo dos meses e dos anos, esse será o mais importante instrumento para decisões comerciais como:

- Quais mercadorias, quanto e quando comprá-las;

- Planejamento de calendário de promoções e campanhas;

- Conhecimento das temporadas baixas e preparação para investimentos nas altas;

- Estipulação de cotas de compras;

- Conhecimento das particularidades de cada ponto de venda;

- Visualização, em gráficos, do desempenho das vendas (para isso, utilize índices como os da FGV - Fundação Getúlio Vargas-, para deflacionar os valores;

D) Reúna o pessoal da empresa para demonstrar ilustradamente o seguinte:

- Para o fechamento do balanço de verificação, mensalmente, deve ser executado o seguinte cálculo sintético (no mínimo):

(+) Vendas à vista

(+) Vendas à prazo

(=) Total de vendas

(-)  Custo das mercadorias

(-)  Impostos diretos

(-)  Comissões + DSR + Encargos

(-)  Outros custos direto s

(=) Lucro bruto ou margem

(-)  Despesas indiretas ou custos fixos

(=) Resultado Operacional

Essa operação pode ser feita por loja/departamento.

E) Exija e analise com o contador os balancetes mensais, para se precaver de surpresas desagradáveis e também para detectar problemas fiscos-legais.

F) Administre suas compras e estoques por departamentos ou grupos.

G) Ordene os levantamentos e inventários por linhas de mercadorias similares e correlatas. Os valores dos grupos de mercadorias comparados com as vendas trarão boas informações para o gerenciamento de seus negócios como excesso de estoque de um grupo e falta de outro de maior venda.

H) Trabalhe com estoque mínimo para diminuir a necessidade de capital de giro.

9.     Boas práticas na gestão de custos e despesas

Controle os custos e as despesas da empresa

Para administrar corretamente custos e despesas, é preciso antes de qualquer outra coisa, ter conhecimento profundo da atividade econômica que se explora.

É comum, por exemplo, nas empresas industriais e prestadoras de serviços, principalmente as de pequeno porte, a realização de cálculos estimativos de consumo de matéria-prima, insumos e mão de obra.

Contudo, é necessário fazer um preciso e rotineiro acompanhamento durante a produção ou prestação de serviços, para averiguar os consumos efetivos de matéria-prima, insumos e tempo de mão de obra.

Assim como a medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Por isso, normalmente, essas empresas desconhecem fatores internos que afetam a situação financeira e econômica delas.

Por outro lado, nas empresas comerciais, os custos se referem ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas. Neste caso,  a melhor arma para a redução é a negociação no momento das compras. Neste ínterim se deve dimensionar corretamente o volume a ser comprado e estocado, para que se tenha mais rapidez de giro e caixa equilibrado.

Outro ponto importante refere-se tanto para a indústria, como para o comércio e prestadores de serviços. As despesas e os valores gastos com a estrutura precisam ser mensalmente apurados e analisados, além de determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa.

Alguns tipos de gastos, despesas variáveis, como impostos sobre as vendas, comissão de vendedores, entre outros, reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas, pois os valores são definidos em função justamente do montante de vendas.

Nestes casos, devem-se procurar possíveis enquadramentos tributários, para reduzir as alíquotas, criar estratégias percentuais de comissões com metas de vendas, negociarem taxas financeiras e parcerias com as franquias.

10.           O que é o fluxo de caixa

Ferramenta básica e muito importante para qualquer planejamento financeiro, o fluxo de caixa proporciona informações para tomada de decisões

Nas operações do dia a dia de uma empresa, a organização financeira é fundamental. Para isso foi criado um instrumento básico de planejamento financeiro denominado fluxo de caixa. É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa. Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado, que pode ser uma semana, um mês .

A ferramenta fluxo de caixa pode ser usada tanto para controle de movimentação de caixa diário, como para uma projeção financeira de resultados. O importante do fluxo não é somente fazer os lançamentos e acontecimentos futuros, mas também orientar para que se conheçam os resultados e se possam utilizar essas informações para tomada de decisões na empresa. Para isso, é importante registrar não somente os valores, como também o momento no tempo em que os ingressos e as saídas de caixa vão ocorrer.

Assim, um dos importantes objetivos do fluxo de caixa é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação ou eventuais gastos. Nele deverão ser registrados todos os recebimentos (vendas à vista e recebimento de duplicatas, entre outros) e todos os pagamentos (compras à vista, pagamentos de duplicatas, pagamento de despesas e outros pagamentos) previstos para o dia, a semana e até para o mês, caso essas compras e pagamentos sejam parcelados. A projeção do fluxo de caixa procura informar sobre quando e com que valor irão ocorrer os pagamentos e recebimentos vinculados à operação da empresa.

Além disso, ao elaborar um fluxo de caixa o empresário terá uma visão de futuro próximo, ou seja, uma idéia de como a situação financeira estará no período analisado. Com essa tranqüilidade, ele pode antecipar algumas decisões importantes como a redução de despesas sem o comprometimento do lucro, o planejamento de investimentos, a organização de promoções para desencalhe de estoque, o planejamento de petição de empréstimos, a negociação para uma dilatação de prazo com fornecedor e outras medidas para que possíveis dificuldades financeiras possam ser evitadas ou minimizadas.

O período mínimo ideal para análise de fluxo de caixa é um ano. Assim, é possível analisar os indicadores como lucratividade, rentabilidade, prazo de retorno de investimento e ponto de equilíbrio. O ciclo de operações nas confecções pode ser bem visualizado no período de um ano, compreendendo sazonalidade, descasamento de prazos de pagamentos e recebimentos e necessidade de capital de giro. Um ano engloba todos os períodos, datas especiais, mudanças de estações, reajuste de pagamentos de salários (considerando data-base).

11.           Controle da inadimplência

Regras preventivas para reduzir a inadimplência

Algumas regras ajudam a controlar a inadimplência em relação ao seu negócio. Conheça as principais.

– Exigir a apresentação de documentos pessoais (RG e CPF), confirmando a assinatura que consta dos mesmos.

– Não aceitar que o cliente diga o número do RG e do CPF, mas solicitar a apresentação dos documentos na compra à vista (se for paga com cheque) ou parcelada.

– Solicitar comprovante de residência (contas de água, luz, telefone .).

– Requerer comprovante de renda (recibo de pagamento, declaração de imposto de renda, carteira de trabalho).

– Efetuar a confirmação de dados do cliente por telefone fixo (confirmação de residência, de emprego ou de uma referência).

– Consulta ao SPC (Serviço de Proteção ao Crédito), à Serasa, ao tele-cheque, entre outros.

– Quando se tratar de cliente antigo, sempre atualizar os dados cadastrais, mantendo a confirmação por telefone.

– Trabalhar com cartões de crédito e de débito, pois as taxas cobradas pelas administradoras são compensadas pela garantia de recebimento dos valores. Há uma forte tendência no mercado para a popularização do cartão de débito.

– As contas bancárias recém-abertas apresentam alto índice de inadimplência. Por lei, o comerciante somente poderá recusar-se a receber pagamentos por meio de cheques ou fazer qualquer outra restrição se fixar cartaz visível, com as informações ao cliente, como por exemplo: “Só aceitamos cheques mediante apresentação de CPF e RG e mediante consulta”, “Não aceitamos cheques de terceiro” .

– Cuidado com o golpe do cheque falso, quando não se trata de inadimplência, mas crime de falsificação. Nesse caso, o consumidor que teve seu cheque falsificado não tem culpa a instituição bancária também não, e o prejuízo acaba ficando com o empresário. Para que os falsários não tenham acesso a cadastros comerciais, sugerimos que o empresário mantenha os dados pessoais dos consumidores em cadastro próprio e não no verso do cheque. Alternativa é a implantação de um sistema de cartão próprio, que também é uma das formas de adquirir a fidelidade do cliente dando-lhe crédito, o que pode alavancar as vendas.

12.           Política de cobrança e controle da inadimplência

Algumas ações podem evitar prejuízos decorrentes do não recebimento com a pontualidade dos bens, produtos ou serviços vendidos a crédito

A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação do crédito, e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso. É quase uma arte equilibrar esses itens. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas:

- Como conceder crédito sem arrepender-se?

- Como acompanhar o comportamento dos clientes ao longo do tempo?

- Quais são os motivos que levaram bons clientes a tornarem-se inadimplentes?

- Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência?

- Quais são os clientes que devem ser acionados primeiro? Aqueles que devem mais ou que deve há mais tempo?

- Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos?

A seguir, apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa:

Controle contínuo dos seus devedores

A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso.

Controle dos atrasos

- Tenha um controle permanente dos clientes, utilizando uma planilha que indique: o total da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (identificando o tempo de atraso). Esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente.

Negocie um plano de liquidação

- Contate o cliente assim que for diagnosticada a dívida, perguntando-lhe o motivo do atraso e negociando uma nova data para o pagamento;

- Anote: o motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada;

- Peça que o devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitação de novo prazo de pagamento, indicando o motivo do atraso. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento;

- Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito, procure negociar um novo plano de liquidação da dívida, ponderando a aplicação de juros.

Agir rápido

Não deixe a situação piorar. Se houver descumprimento dos pagamentos, você deve agir rapidamente.

Tenha um plano de ação

As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir frente à inadimplência.

Se o plano de liquidação que foi negociado com o devedor não está a ser cumprido ou se não houve um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente tomadas medidas mais drásticas.

Exemplo de plano de cobrança

- Etapa 1: Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento (AR), que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso não acontecer, é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas;

- Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. Contatar o fiador e as pessoas que deram recomendações, para comunicar a situação de inadimplência;

- Etapa 3: Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua. Essa medida é muita eficaz junto aos mais desonestos. A divulgação da fama de caloteiro impossibilita a continuação da atividade exercida por eles, e, por isso, costumam liquidar a dívida para livrar-se de tal fama;

- Etapa 4: Pressionar, enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações sobre a situação;

- Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente;

- Etapa 6: Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência;

- Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores;

- Etapa 8: Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência, execução.

A cada etapa é associado um prazo. Se as medidas previstas não surtirem efeitos dentro do estabelecido, passa-se à etapa seguinte. Obviamente, se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo de início, fica caracterizada sua intenção de não pagar. Nesse caso, tome logo as medidas mais drásticas.

Tente chegar a um acordo

Um mau acordo é melhor do que um bom processo. Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada, se não tiver garantia ou fiador, e se achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida, tente um acordo com ele, como: recuperar uma parte de suas mercadorias, obter bens em troca ou até abrir mão de uma parte da dívida, recebendo algum pagamento imediato.

13.           Controle de estoque

O gestor financeiro deverá manter controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na empresa, da seguinte forma:

- Registrar no Controle de Estoque a quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos adquiridos;

- Registrar no Controle de Estoque a quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos vendidos;

- Periodicamente, confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque "bate" com o estoque físico existente na empresa;

- Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque.

O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade.

Controle de estoque físico e financeiro

O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, quer seja matéria-prima, quer seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários.

Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio. Contudo, grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz desses insumos, apresentando, via de regra, "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema).

Uma das conseqüências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade. Com efeito, não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise à diminuir a necessidade de capital de giro da empresa.

Assim, o estoque de alguns itens estará superdimensionado, o que significa um capital desnecessariamente parado. A falta de gestão tem como conseqüência, também, a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias, com diminuição da produtividade. A possibilidade de desvios da produção é também uma conseqüência da falta de um controle efetivo.

Recomendações

- O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente.

- Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado.

- Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída.

- Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou.

- Implantar o "Inventário Rotativo". Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada.

- Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.

Objetivos da ficha de estoque

O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual, as entradas e as saídas dos materiais de estoque, ou seja, produtos acabados, matérias-primas etc. da empresa. Portanto, para cada produto existe uma ficha correspondente. Normalmente, constam dessa ficha de controle as seguintes informações:

- Código e descrição do produto/material;

- Unidade de consumo ( kg, m, peça etc.);

- Estoque mínimo;

- Endereço de localização no almoxarifado;

- Data do evento de entrada ou saída do produto/material;

- Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/material;

- Valor do custo de entrada, saída e valor do estoque atual;

- Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material.

Para o correto preenchimento dessa ficha, os registros de entrada devem ser feitos quando do recebimento dos materiais, com base na documentação de entrada, que pode ser a própria nota fiscal ou uma nota de recebimento.

Os registros de saída devem ser feitos com base nas requisições de materiais emitidas pelos usuários.

Previsão e giro de estoque

Previsão e giro de estoque são dois fatores decisivos para a correta definição dos estoques

Para a correta definição dos estoques, o empreendedor tem de considerar dois fatores:

- Quanto menor o estoque, menor a necessidade de capital imobilizado;

- Nunca deve faltar produto para venda.

Ou seja, se a empresa buscar o menor estoque, corre o risco de perder uma venda por falta de produto. Além disso, produtos diferentes possuem giros diferentes.

Para equilibrar esses dois aspectos, um dos caminhos é a utilização intensa da informação. A partir de históricos de vendas (giro das mercadorias) por produto, por época do ano etc., é possível obter uma aproximação dos estoques mínimos necessários para atender às demandas.

Outro fator importante é o prazo de entrega dos fornecedores: quanto menores eles forem, menores também podem ser os estoques.

Giro de estoque

Para calcular, primeiro é preciso entender o conceito de giro dos estoques. O giro dos estoques é a quantidade vendida, em determinado período, do estoque mantido pela empresa.

Exemplo: o estoque médio de uma torrefadora de café é de 400 sacas, e a empresa vende 3600 sacas ao ano. Portanto, o giro de estoques dessa empresa é 3600 dividido por 400 = 9 giros ao ano.

Quando existem muitos produtos, é necessário ter o valor médio dos estoques a preço de compras e os valores das vendas a preço de compras.

Exemplo: um estoque médio a preço de compra de R$ 50 mil e cujo volume de vendas ao ano seja de R$ 700 mil a preço de compras. O número de giros do estoque será de 700 mil divididos por 50 mil = 14 giros ao ano.